Nimmt man den offiziellen Job-Futuromat der IAB, dann lassen sich bereits heute 88,00 % aller Tätigkeiten eines Finanzbuchhalters automatisieren = Digitalisieren!
Ihre Vorteile:
- Reduzierung von Buchungs- und Übertragungsfehlern
- Reduzierung von Mehrergebnissen bei Betriebsprüfungen
- Deutliche Reduzierung von Suchzeiten (Belegen, Ablage, Ordner)
- Platzsparend, da keine Ordner mehr notwendig sind.
- Enorme Zeitersparnis als Chef für die lästige Buchhaltung (z.B.: „Es fehlen noch folgende Belege“)
- Bestehendes Personal kann eingespart werden bzw. für andere Tätigkeiten eingesetzt werden í Qualitätssteigerung
- Jederzeit Zugriff (24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche) auf Auswertungen (BWA, SuSa, Lohnabrechnungen)
- Kosteneinsparung durch elektronischen Rechnungsversand, bzw. Rechnungsempfang (Porto, Druckkosten, Ordner, Fahrtwege)
Ihre Nachteile:
- Sie müssen es einfach nur wollen und umsetzen!
Datev Unternehmen online
Aufgaben:
- Buchung digitaler Belege
- Vereinfachte Rechnungsschreibung (optional)
- Abwicklung Zahlungsverkehr (optional)
- Führung eines revisionssicheren Kassenbuches (optional)
- Plattform für Auswertungen vom Steuerberater í (BWA, Summen- und Saldenliste, Umsatzsteuer, Lohnabrechnungen)
Ihre Vorteile:
- Ihre Mandanten erfassen Daten für Buchführung und Löhne einfach und sicher. Das verbessert und strukturiert ihre Arbeitsabläufe. Und damit auch die in Ihrer Kanzlei. Sie sparen Zeit und Geld bei der Finanzbuchführung und Lohnabrechnung.
- Alle Daten werden sicher im DATEV-Rechenzentrum gespeichert. So profitieren Sie von höherer Datensicherheit.
- Mit nur 2 Klicks scannen Ihre Mandanten die Belege ein. Schon können Sie als Steuerberater online darauf zugreifen.
- Der herkömmliche Pendelordner wird überflüssig. Genauso wie das aufwendige Sortieren von Belegen. Die Originalbelege verbleiben bei Ihren Mandanten.
- Mit dem Buchen digitaler Belege profitieren Sie und Ihre Mandanten von einem sicheren elektronischen Archiv. Belege und Rechnungen finden Sie künftig per Mausklick. Schnell und einfach. Darüber hinaus stehen online verschiedene Auswertungen zur Verfügung – vom Kontenblatt bis zur BWA .
Der Prozess im Detail
Belege digitalisieren und an Unternehmen online senden
Belege (z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen) werden gescannt oder per iPhone abfotografiert und an DATEV Unternehmen online gesendet. So bleiben die Originalbelege und Dokumente im Unternehmen – ein revisionssicheres elektronisches Belegarchiv steht jederzeit zur Verfügung.
Belege bearbeiten und bezahlen
Bearbeitungsform „Standard“
Mit DATEV Belege online und DATEV Bank online führen Sie eine einfache Belegbearbeitung der zuvor digitalisierten Belege durch. Der Zahlungsträger für die Bank wird automatisch ausgefüllt und kann an das Kreditinstitut gesendet werden. Ihre Kanzlei bucht anschließend die digitalen Belege und die mit digitalen Belegbildern versehenen Kontoumsätze in Kanzlei-Rechnungswesen.
Bearbeitungsform „Erweitert“
Mit DATEV Belege online und DATEV Bank online wird Ihnen eine erweiterte Belegbearbeitung der zuvor digitalisierten Belege angeboten. Sie erfassen buchungs- und zahlungsrelevanteInformationen zu den Belegen und zahlen die Belege per Rechnungsliste anhand der hinterlegten Zahlungsbedingungen. Ihr steuerlicher Berater bucht die Buchungsvorschläge und die mit digitalen Belegbildern versehenen Kontoumsätze in Kanzlei-Rechnungswesen.
Kontoumsätze prüfen
Mit Bank online wählen Sie die entsprechenden Kontoverbindungen aus und prüfen für diese die Umsätze. Das Programm ermittelt einen passenden Belegvorschlag, welchen Sie prüfen und bestätigen müssen.
Digitaler Rechnungsempfang und Schnittstellenlösung
Aufgaben:
- Reduzierung Ihrer Buchführungsbearbeitungszeit (für vorbereitende Tätigkeiten: Belege sortieren, scannen, etc.)
- Nutzung von Schnittstellen zur Vermeidung von unnötigen Doppelarbeiten oder Medienbrüchen
Umstellung Eingangsrechnungen:
a) Einrichtung einer Rechnung@…..de – Adresse oder einer buchhaltung@…de – Adresse
b) Anschreiben und Info an alle Lieferanten
- Rechnungsempfang nur noch per Mail oder Portale
- kein Papier mehr
- Reduzierung der Papierbelege um durchschnittlich 90%
c) Automatischer Abruf von Portalrechnungen aus z.B. Amazon, Ebay, Telekom, etc. und Versand in Datev Unternehmen Online
Durch Anklicken des Bildes, öffnen Sie Inhalte der Seite mittelstand-digital.de in einem neuem Browserfenster
Aufgaben:
- Reduzierung Ihrer Buchführungsbearbeitungszeit (für vorbereitende Tätigkeiten: Belege sortieren, scannen, etc.)
- Nutzung von Schnittstellen zur Vermeidung von unnötigen Doppelarbeiten oder Medienbrüchen
Prüfung auf elektronische Schnittstellen:
a) automatisierte / elektronische Übergabe von Bankbuchungen (RZ-Bankinfo) in die Buchhaltung
b) automatisierte / elektronische Übergabe von PayPal-Buchungen in die Buchhaltung
c) Sie nutzen ein Rechnungsschreibungs- oder Warenwirtschaftsprogramm?
d) Sie nutzen ein separates Kassenprogramm?
➔ Einrichtung von Schnittstellen zur Plattform Datev Unternehmen Online um Doppelerfassungen zu vermeiden
Ziel:
Erfassung aller Rechnungsausgänge, Kassenerfassungen und PayPal-Buchungen mit 2 Klicks: Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis beim Steuerberater
Vollständig ersetzendes Scannen / Verfahrensdokumentation
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Foto: mandantenvideo.de
Aufgaben:
- Finanzamt fordert eine Verfahrensdokumentation bei elektronischem Empfang- oder Versendung von Buchführungsbelegen
- Erfüllung der gesetzlichen Pflichtdokumentation gem. GoBD
Nutzen:
- Keine Aufbewahrung von Papierbelegen mehr notwendig, Umstieg auf papierlose Buchführung
- Reduzierung von Betriebsprüfungsergebnissen durch gesetzeskonforme Dokumentation
Anklicken des Linkes unten öffnen Sie das PDF „Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege“ in einem neuem Browserfenster.
Herbst-, Quartals- und Monatsgespräche
Haben Sie sich diese Fragen auch schon gestellt?
- Welche Schlüsse kann ich aus den monatlichen Auswertungen zur Buchführung ziehen?
- Wo ist mein Geld geblieben?
- Wie hat sich mein Unternehmen entwickelt?
- Wer sind meine TOP Kunden bzw. TOP Lieferanten und wie abhängig bin ich von diesen?
- Wie viele Steuern muss ich am Jahresende voraussichtlich bezahlen?
Unser Angebot an Sie
Unsere Beratung liefert die Antworten auf Ihre Fragen und besteht aus den folgenden Bausteinen:
- Zur Erläuterung Ihrer Finanzbuchführungsauswertungen vereinbaren wir mit Ihnen ein persönliches Beratungsgespräch bei uns in der Kanzlei.
- In diesem Gespräch erläutern wir u.a. ihr Kontoführungs-Rating, besprechen den derzeitigen Trend anhand einer 12-Monats-BWA und nehmen Ihre Kunden und Lieferanten anhand der OPOS-Fälligkeitsliste unter die Lupe.
- Auf Basis der Prognose Ihres unterjährigen Ergebnisses ermitteln wir Ihre voraussichtliche Steuerbelastung und überprüfen die Höhe Ihrer bisherigen Steuervorauszahlungen. So sind Sie immer aktuell über die zukünftige Steuerbelastung informiert und bleiben vor unerwarteten Steuerzahlungen bewahrt.
- Des Weiteren ergänzen wir die Auswertungen um einen Controlling Report. Mit dieser Auswertung können Sie die wichtigsten Kennzahlen Ihres Unternehmens leicht nachvollziehen und dessen Entwicklung sicher beurteilen. Wir analysieren unter anderem den Erfolg, die Kostenstruktur, den Kapitalfluss und das Liquiditätspotenzial Ihres Unternehmens. Sie erhalten Auskunft darüber, inwieweit Abhängigkeiten Ihrerseits zu Kunden und Lieferanten bestehen.
- Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse legen wir gemeinsam mit Ihnen notwendige Maßnahmen fest und dokumentieren diese in einem Maßnahmenplan.
- Optional erhalten Sie zum Controlling Report einen Soll / Ist Vergleich. Hierfür setzen wir eine vorhandene Erfolgsplanung Ihrerseits voraus, die wie in unser System übernehmen. Gerne unterstützen wir Sie auch bei der Erstellung einer solchen Planung im Rahmen eines separaten Auftrags.
Ihre Investition
Folgende Leistung bieten wir Ihnen an:
- Herbstgespräch (1 Gespräch)
- Quartalsgespräch (4 Gespräche)
- Monatsgespräch (12 Gespräche)
Bei Einzelbuchung (außerhalb der Fibu-Pauschale) kostet das Herbstgespräch inklusive Steuerhochrechnung 300,00 € zzgl. USt.
Voraussetzungen
Unsere Beratungsleistung setzt voraus, dass die Belege zur Erstellung Ihrer Finanzbuchführung uns vollständig, formal richtig und zeitnah vorliegen und dass alle Ihnen bekannten Sachverhalte und Tatsachen in die Buchhaltung eingeflossen sind.
Inhalte
Analyse-Gespräch über
- Betriebswirtschaftliche Auswertung und Summen- und Saldenliste
- Erfolgsprognose inkl. Steuerberechnung
- Entwicklungsübersicht (12-Monats-BWA)
- OPOS-Liste
- Kontoführungs-Rating
- Controlling Report
- Maßnahmenplan
Dauer ca. 60 min
