Nimmt man den offiziellen Job-Futuromat der IAB, dann lassen sich bereits heute 88,00 % aller Tätigkeiten eines Finanzbuchhalters automatisieren = Digitalisieren!
Ihre Vorteile:
- Reduzierung von Buchungs- und Übertragungsfehlern
- Reduzierung von Mehrergebnissen bei Betriebsprüfungen
- Deutliche Reduzierung von Suchzeiten (Belegen, Ablage, Ordner)
- Platzsparend, da keine Ordner mehr notwendig sind.
- Enorme Zeitersparnis als Chef für die lästige Buchhaltung (zB: “Es fehlen noch folgende Belege”)
- Bestehendes Personal kann eingespart werden bzw. für andere Tätigkeiten eingesetzt werden í Qualitätssteigerung
- Jederzeit Zugriff (24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche) auf Auswertungen (BWA, SuSa, Lohnabrechnungen)
- Kosteneinsparung durch elektronischen Rechnungsversand, bzw. Rechnungsempfang (Porto, Druckkosten, Ordner, Fahrtwege)
Ihre Nachteile:
- Sie müssen es einfach nur wollen und umsetzen!
DateV Unternehmen online
Aufgaben:
- Buchung digitaler Belege
- Vereinfachte Rechnungsschreibung (optional)
- Abwicklung Zahlungsverkehr (optional)
- Führung eines revisionssicheren Kassenbuches (optional)
- Plattform für Auswertungen vom Steuerberater í (BWA, Summen- und Saldenliste, Umsatzsteuer, Lohnabrechnungen)
Ihre Vorteile:
- Ihre Mandanten erfassen Daten für Buchführung und Löhne einfach und sicher. Das verbessert und strukturiert ihre Arbeitsabläufe. Und damit auch die in Ihrer Kanzlei. Sie sparen Zeit und Geld bei der Finanzbuchführung und Lohnabrechnung.
- Alle Daten werden sicher im DATEV-Rechenzentrum gespeichert. So profitieren Sie von höherer Datensicherheit.
- Mit nur 2 Klicks scannen Ihre Mandanten die Belege ein. Schon können Sie als Steuerberater online darauf zugreifen.
- Der herkömmliche Pendelordner wird überflüssig. Genauso wie das aufwendige Sortieren von Belegen. Die Originalbelege verbleiben bei Ihren Mandanten.
- Mit dem Buchen digitaler Belege profitieren Sie und Ihre Mandanten von einem sicheren elektronischen Archiv. Belege und Rechnungen finden Sie künftig per Mausklick. Schnell und einfach. Darüber hinaus stehen online verschiedene Auswertungen zur Verfügung – vom Kontenblatt bis zur BWA .
Der Prozess im Detail
Belege digitalisieren und an Unternehmen online senden
Belege (z. B. Eingangs- und Ausgangsrechnungen) werden gescannt oder per iPhone abfotografiert und an DATEV Unternehmen online gesendet. So bleiben die Originalbelege und Dokumente im Unternehmen – ein revisionssicheres elektronisches Belegarchiv steht jederzeit zur Verfügung.
Belege bearbeiten und bezahlen
Bearbeitungsform “Standard”
Mit DATEV Belege online und DATEV Bank online führen Sie eine einfache Belegbearbeitung der zuvor digitalisierten Belege durch. Der Zahlungsträger für die Bank wird automatisch ausgefüllt und kann an das Kreditinstitut gesendet werden. Ihre Kanzlei bucht anschließend die digitalen Belege und die mit digitalen Belegbildern versehenen Kontoumsätze in Kanzlei-Rechnungswesen.
Bearbeitungsform “Erweitert”
Mit DATEV Belege online und DATEV Bank online wird Ihnen eine erweiterte Belegbearbeitung der zuvor digitalisierten Belege angeboten. Sie erfassen buchungs- und zahlungsrelevanteInformationen zu den Belegen und zahlen die Belege per Rechnungsliste anhand der hinterlegten Zahlungsbedingungen. Ihr steuerlicher Berater bucht die Buchungsvorschläge und die mit digitalen Belegbildern versehenen Kontoumsätze in Kanzlei-Rechnungswesen.
Kontoumsätze prüfen
Mit Bank online wählen Sie die entsprechenden Kontoverbindungen aus und prüfen für diese die Umsätze. Das Programm ermittelt einen passenden Belegvorschlag, welchen Sie prüfen und bestätigen müssen.
Digitaler Rechnungsempfang und Schnittstellenlösung
Aufgaben:
- Reduzierung Ihrer Buchführungsbearbeitungszeit (für vorbereitende Tätigkeiten: Belege sortieren, scannen, etc.)
- Nutzung von Schnittstellen zur Vermeidung von unnötigen Doppelarbeiten oder Medienbrüchen
Umstellung Eingangsrechnungen:
a) Einrichtung einer Rechnung@…..de – Adresse oder einer buchhaltung@…de – Adresse
b) Anschreiben und Info an alle Lieferanten
- Rechnungsempfang nur noch per Mail oder Portale
- kein Papier mehr
- Reduzierung der Papierbelege um durchschnittlich 90%
c) Automatischer Abruf von Portalrechnungen aus z.B. Amazon, Ebay, Telekom, etc. und Versand in Datev Unternehmen Online
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Aufgaben:
- Reduzierung Ihrer Buchführungsbearbeitungszeit (für vorbereitende Tätigkeiten: Belege sortieren, scannen, etc.)
- Nutzung von Schnittstellen zur Vermeidung von unnötigen Doppelarbeiten oder Medienbrüchen
Prüfung auf elektronische Schnittstellen:
a) automatisierte / elektronische Übergabe von Bankbuchungen (RZ-Bankinfo) in die Buchhaltung
b) automatisierte / elektronische Übergabe von PayPal-Buchungen in die Buchhaltung
c) Sie nutzen ein Rechnungsschreibungs- oder Warenwirtschaftsprogramm?
d) Sie nutzen ein separates Kassenprogramm?
➔ Einrichtung von Schnittstellen zur Plattform Datev Unternehmen Online um Doppelerfassungen zu vermeiden
Ziel:
Erfassung aller Rechnungsausgänge, Kassenerfassungen und PayPal-Buchungen mit 2 Klicks: Erhebliche Zeit- und Kostenersparnis beim Steuerberater
Vollständig ersetzendes Scannen / Verfahrensdokumentation
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Foto: mandantenvideo.de
Aufgaben:
- Finanzamt fordert eine Verfahrensdokumentation bei elektronischem Empfang- oder Versendung von Buchführungsbelegen
- Erfüllung der gesetzlichen Pflichtdokumentation gem. GoBD
Nutzen:
- Keine Aufbewahrung von Papierbelegen mehr notwendig, Umstieg auf papierlose Buchführung
- Reduzierung von Betriebsprüfungsergebnissen durch gesetzeskonforme Dokumentation
Anklicken des Linkes unten öffnen Sie das PDF “Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege” in einem neuem Browserfenster.
